Quando grandes empresas decidem investir em programas de idiomas para capacitar seus colaboradores, a primeira etapa essencial é a criação de um RFP (Request for Proposal). Essa solicitação formal de proposta vai garantir que a empresa encontre o fornecedor certo para atender suas necessidades de aprendizado de idiomas, garantindo qualidade, resultados mensuráveis e um custo adequado.

Mas como estruturar um RFP eficaz para um programa de idiomas? Aqui está um guia prático para ajudar sua empresa a começar com o pé direito, abordando os principais pontos que precisam ser considerados ao montar uma solicitação de proposta para um programa de idiomas corporativo.

1. Defina os objetivos do programa de idiomas

O primeiro passo ao criar um RFP é esclarecer os objetivos do programa de idiomas. Pergunte-se: o objetivo principal é melhorar a comunicação interna, expandir os negócios internacionais ou atender às necessidades de um setor específico? Uma vez que os objetivos estiverem claros, você poderá alinhar os requisitos e as expectativas para o programa de idiomas.

2. Especificação de exames e avaliações de proficiência

É fundamental incluir no RFP a necessidade de avaliações de proficiência. Isso significa aplicar um exame de proficiência antes do início do programa e repetir as avaliações a cada seis meses para monitorar o progresso dos alunos. Definir esses pontos logo no início ajudará os fornecedores a entenderem as necessidades de monitoramento contínuo do aprendizado dos colaboradores.

3. Determine a capacidade do fornecedor

Como sua empresa provavelmente terá vários funcionários a serem capacitados, é importante estabelecer a capacidade máxima de alunos por turma. Muitos fornecedores podem ter limites de alunos por classe ou por mês. Por isso, é importante que o RFP estabeleça uma capacidade máxima de até 50 alunos por turma, por exemplo, ou o número ideal de funcionários que o fornecedor pode atender, com base no formato de aula.

4. Frequência e formato das aulas

Outra parte essencial do RFP é definir a carga horária e a frequência das aulas. No exemplo de 12 horas mensais, você pode especificar a frequência desejada para as aulas, que pode ser duas ou três vezes por semana. Além disso, o RFP deve definir se as aulas serão presenciais ou virtuais, levando em conta a flexibilidade da equipe e as condições logísticas da empresa.

5. Exigências Tecnológicas para Aulas Virtuais

Se o programa for ministrado online, o fornecedor precisa oferecer uma plataforma robusta para garantir a qualidade do ensino a distância. Especifique no RFP que o fornecedor deve ter a capacidade de oferecer uma ferramenta de ensino digital com funcionalidades como vídeo ao vivo, quizzes, e acompanhamento de progresso.

6. Governança do projeto

Toda boa implementação de um programa de idiomas requer uma estrutura de governança clara. Isso inclui definir claramente os papéis e responsabilidades de quem vai gerir o programa internamente, bem como a equipe do fornecedor. O RFP também deve abordar como o fornecedor irá resolver questões operacionais e como será o processo de escalonamento em caso de problemas.

7. Plano de onboarding

É essencial que o fornecedor apresente um plano de onboarding claro, especialmente se o programa envolver uma grande quantidade de colaboradores. Esse plano deve incluir um cronograma detalhado para a transição e a implementação do programa, garantindo que a qualidade do serviço não seja afetada durante a fase inicial.

8. Orçamento e precificação

O orçamento é um dos aspectos mais críticos do RFP. O fornecedor deve apresentar uma proposta de preços clara e detalhada, incluindo custos com materiais, instrutores e licenciamento de plataformas, se houver. É importante que o fornecedor também inclua uma estrutura de preços com base na quantidade de alunos e nas modalidades de aula (presenciais ou virtuais).

9. Plano de continuidade de negócios e recuperação de desastres

Para garantir a continuidade do programa, especialmente em tempos de crise ou imprevistos, o fornecedor deve incluir um plano de continuidade de negócios. Isso assegura que, caso haja algum problema com as aulas, como falta de instrutores ou problemas com a plataforma, haja um plano de contingência para garantir que o aprendizado não seja interrompido.

10. Plano de encerramento de contrato

O RFP também deve contemplar um plano de encerramento de contrato. Esse plano deve garantir uma transição tranquila caso a empresa opte por encerrar o contrato com o fornecedor ou escolher outro parceiro no futuro. O fornecedor deve estar preparado para fornecer todo o material necessário e garantir que a transferência de dados e conhecimentos seja feita de maneira eficiente.

Criar um RFP para um programa de idiomas corporativo não é uma tarefa simples, mas é essencial para garantir que sua empresa encontre o fornecedor ideal para o projeto. Com um RFP bem estruturado, você estará mais preparado para escolher a solução mais adequada às necessidades da sua empresa e garantir que seus colaboradores se desenvolvam de maneira eficaz e alinhada com os objetivos estratégicos da organização.

Ao seguir os passos acima, você estará não apenas definindo as expectativas para o fornecedor, mas também criando uma base sólida para o sucesso do programa de idiomas em sua empresa.