De acordo com um estudo da Grammarly, 70% dos erros de comunicação empresarial surgem em mensagens escritas, como e-mails. Para equipes bilíngues, a pressão é ainda maior: além de traduzir pensamentos de forma precisa, é necessário garantir clareza, formalidade e adequação cultural. À medida que o mundo dos negócios se torna mais globalizado, a capacidade de redigir e-mails profissionais em inglês não é apenas desejável — é essencial.

Neste artigo, apresentamos 5 dicas práticas para ajudar sua equipe a dominar essa soft skill indispensável, tornando a comunicação mais eficaz e impactante.

1. Seja claro e objetivo

A comunicação escrita eficaz depende da clareza e da objetividade. Em e-mails corporativos em inglês, menos é mais. Mensagens prolixas podem confundir o leitor e atrasar decisões. Além disso, informações bem estruturadas tornam o conteúdo mais fácil de entender, economizando o tempo de todos.

Como aplicar:‍

Estruture o e-mail em seções claras. Use parágrafos curtos e inclua um objetivo claro no início da mensagem. Finalize com uma ação esperada, como “Let me know your thoughts” ou “Please confirm by end of day.”

Exemplo:

Subject: Project update request

“Dear [Name],

I hope this message finds you well. I am writing to request an update on the status of the [project name]. Please let me know if you need any additional information from our side.

Best regards,
[Your Name]”

2. Adapte o tom ao destinatário

Em e-mails corporativos, o tom certo é essencial. Ele deve variar dependendo de quem é o destinatário: um cliente, um fornecedor ou um colega de equipe. Em inglês, o uso de expressões corteses e a escolha cuidadosa de palavras transmitem respeito e profissionalismo.

Dicas práticas:

Para um tom formal:‍

“I look forward to hearing from you.”
“Thank you for your time and consideration.”

Para mensagens internas mais informais:‍

“Just wanted to check in on…”
“Let me know if you need anything else.”

3. Evite traduções literais

A tradução literal é uma armadilha comum para equipes bilíngues. Expressões idiomáticas que fazem sentido em português nem sempre têm equivalentes diretos em inglês, e usá-las pode gerar confusão ou até erros que soem pouco profissionais.

Frases para evitar:

Português: “Vou entrar em contato novamente.”
Tradução correta: “I’ll follow up with you.”

Português: “Aguardando seu retorno.”
Tradução correta: “Looking forward to your response.”

Familiarizar-se com essas nuances é essencial para construir e-mails claros e eficazes.

4. Utilize ferramentas de IA para Revisão

A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na escrita de e-mails. Ferramentas como Microsoft Editor, Grammarly e Copilot oferecem suporte em tempo real, ajudando não apenas a corrigir erros de gramática e ortografia, mas também a melhorar a fluidez e o tom da mensagem.

Por que usar IA?‍

Inteligência artificial aplicada corretamente pode transformar a forma como sua equipe redige e-mails. O Microsoft Editor, por exemplo, fornece sugestões contextuais para ajustar o nível de formalidade e evitar frases confusas. Já o Copilot, conhecido por programadores, pode ser usado em integrações para automatizar mensagens e oferecer insights baseados em padrões de escrita anteriores.

Benefícios:

• Redução de erros gramaticais.
• Sugestões de frases mais naturais.
• Ajuste do tom para maior impacto.

Essas ferramentas ajudam a economizar tempo, aumentando a confiança da equipe ao redigir mensagens importantes. No entanto, lembre-se de que a revisão humana ainda é indispensável para garantir que o conteúdo esteja alinhado com o contexto específico.

5. Tenha sensibilidade cultural

Comunicar-se em inglês requer mais do que domínio do idioma; é preciso considerar o contexto cultural. O que é visto como educado e formal em um país de língua inglesa pode não ter o mesmo impacto em outro. Para construir boas relações, é fundamental adaptar o tom e as expressões conforme a cultura do destinatário.

Como aplicar:‍

Substitua frases que possam soar exigentes por opções mais polidas:

• Em vez de “I need this done by tomorrow,” prefira “Would it be possible to have this completed by tomorrow?”
• Use expressões universais de cortesia, como “Thank you for your cooperation” ou “I appreciate your time.”

Dominar a escrita de e-mails corporativos em inglês é um diferencial essencial para qualquer equipe bilíngue, especialmente em um ambiente empresarial globalizado. A prática regular dessas cinco dicas ajudará sua equipe a alcançar maior clareza, formalidade e sensibilidade cultural, fortalecendo a comunicação interna e externa da empresa.

Para líderes e gestores que buscam elevar a qualidade da comunicação por e-mail, oferecemos trilhas específicas com recursos exclusivos para desenvolver as habilidades de escrita de suas equipes:

• Vídeo: Lesson: How to Write Better Emails at Work
• Aula: Crafting Professional Emails: Essential Skills for Success
• Gamificação: Writing a Business Email

Essas ferramentas foram desenvolvidas para aprimorar a comunicação profissional de maneira prática e envolvente. Com elas, sua equipe estará equipada para enfrentar qualquer desafio de comunicação no mundo dos negócios.